Conheça a Digitalização de documentos e saiba por que ela pode fazer a diferença no seu negócio
Com o avanço da tecnologia, as empresas também precisaram se adaptar e obtiveram benefícios no sentido de poder gerenciar mais facilmente seu negócio. Dentre os elementos que facilitam o processo de gerenciamento, podemos destacar a digitalização de documentos.
Vamos entender os motivos pelos quais essa prática é fundamental em um negócio nos tempos atuais nos tópicos a seguir.
Por que sua empresa deve digitalizar os documentos?
Uma empresa possui documentos de vários setores, como das áreas:
- Administrativa;
- Contábil;
- Logística;
- Auditorias;
- Fiscal;
- Recursos humanos;
- Gestão de pessoas;
- Comunicação.
Isso representa dizer que as empresas possuem um elevado fluxo de documentação que circula entre os setores, inclusive alcançando o público, como é o caso de contratos e notas fiscais.
Em todo o caso, muitos papéis e lixos são gerados, demandando espaço adequado para armazenamento e até para a circulação entre as áreas. Afinal, cada setor conta com vários processos, arquivos, boletos, prestações de serviços e outros arquivos impressos que apresentam prazos específicos para armazenamento, descarte e até mesmo circulação e assinaturas diversas.
Vantagens a características da digitalização
É nesse contexto que, com a internet e as facilidades proporcionadas, entra a importância de digitalizar os documentos em uma máquina de escanear documentos, com o objetivo de tê-los no computador, facilitando o acesso de diferentes equipes e reduzindo a necessidade de espaços dedicados ao arquivamento dos materiais.
Dessa forma, fica muito mais fácil organizar os documentos em pastas virtuais, assim como localizá-los quando for necessário.
Mais ainda, é possível organizar o documento a partir de cada cliente ou fornecedor, evitando o risco de perder qualquer tipo de dado. Ou seja, essa é uma ação que traz como benefícios:
- Eliminar a utilização excessiva de papel dentro da empresa;
- Favorecer o armazenamento de dados e de informações;
- Facilitar a localização de arquivos;
- Evitar que algum arquivo se perca, já que estão armazenados em nuvem;
- Facilitar o acesso dos colaboradores (com atualização mais ágil);
- Economizar espaço dentro da empresa;
- Maior segurança no armazenamento e criptografia dos dados.
Inclusive, cabe ressaltar, ainda, que o fator segurança também é favorecido, visto que o armazenamento virtual reduz o risco de perdas, rasuras e até roubos.
Mais ainda, vale a pena destacar que é possível colocar senha em alguns documentos que possuem restrição de acesso, fazendo com que sua rede seja ainda mais segura e protegida no processo de armazenamento de dados, delimitando os perfis que podem acessá-lo.
Outra vantagem no uso da digitalização de documentos é a possibilidade de automatizar algumas ferramentas de trabalho, fazendo com que os funcionários atuem de forma eficiente em sua empresa.
Diante desses benefícios, vale a pena buscar uma empresa que seja especializada nesse tipo de serviço e que possa ajudar na digitalização e organização de todos os documentos da sua empresa.
Para que isso ocorra, a empresa precisa entender que a digitalização funciona como uma ação estratégica e que pode até mesmo servir como um elemento de Marketing da empresa, devendo haver planejamento e transparência em todo o processo.
Inclusive, recomenda-se que uma série de empresas realizem esse tipo de avanço tecnológico, como:
- Escritórios contábeis;
- Imobiliárias;
- Empresas de crédito e redes bancárias;
- Hospitais;
- Faculdades e escolas.
Dessa forma, sua empresa obtém um diferencial na gestão de documentos, agiliza a rotina e preserva a segurança e as informações sigilosas e delicadas do próprio empreendimento e de seus clientes.
Divulgue o serviço de digitalização em sua empresa
Você sabia que o processo de gestão de documentos da sua empresa, conhecido também como gestão documental, pode ser utilizado como uma estratégia de Inbound Marketing, ou marketing de atração?
Na prática, essa técnica trabalha com o direcionamento de ações voltadas para atrair os clientes, assim como fidelizá-los em um negócio.
Assim, é possível desenvolver ações e campanhas nas redes sociais, sites e blog da empresa, levando um conteúdo de qualidade para os clientes e mostrando os diferenciais que sua empresa tem para o público, sendo a segurança de seus dados e os processos digitais um diferencial que pode ser trabalhado nesse sentido.
Neste aspecto, o Marketing de Conteúdo pode ser uma ferramenta poderosa, utilizada pela equipe de comunicação, na criação de artigos, artes, fotografias ou, até mesmo, vídeos que mostram como sua empresa tem se adequado ao setor tecnológico por meio do investimento na digitação de documentos.
Isso é importante, já que cada vez mais os clientes têm buscado por empresas que investem em tecnologia e que asseguram a segurança dos dados e de documentos.
Uma forma de expandir a divulgação do investimento em tecnologia que sua empresa realiza é por meio do uso das redes sociais, realizando publicações sobre os processos, rotinas e melhorias dos fluxos.
Essa ação pode ocorrer de forma patrocinada, ou seja, quando se investe financeiramente nas redes sociais para divulgar um post sobre um produto ou serviço.
Isso pode ocorrer por meio do Twitter Ads, Instagram Ads, Facebook Ads e até mesmo do Linkedin, tratando-se de um post sobre a corporação.
Com essa ação, e sabendo da influência das redes sociais, sua empresa consegue obter melhores resultados, fazendo com que seu negócio cresça ainda mais!
Ou seja, os colaboradores ganham com um sistema digitalizado e muito mais organizado e sua empresa cresce, pois isso aumenta a credibilidade diante dos clientes.
